Cronogramas de projetos estão ficando
cada vez mais curtos. As tipologias construtivas estão cada vez mais complexas.
Nós já trabalhamos duro, mas há tantas horas no dia. Como arquitetos, temos de
trabalhar com mais agilidade, não mais afinco. Como podemos maximizar a nossa
eficiência? Como podemos gerenciar o crescente fluxo de informação? Como
podemos projetar melhor, mais rápido?
Planeje
seu trabalho
1. Entenda a diferença entre "eficaz" e "eficiente".
Eficaz é fazer as coisas certas. Eficiente é fazer as coisas da maneira
correta. Ambos são importantes, mas você precisa estar fazendo as coisas certas
antes de poder fazê-las da maneira correta. Combine os dois e você vai
realmente trabalhar de forma mais ágil.
2. Lembre-se do princípio 80/20. Oitenta por cento dos seus resultados
vêm de apenas vinte por cento do seu esforço. Foco em resultados, não no
trabalho. Mais horas nem sempre é igual a mais resultados.
3. Descreva o seu processo. Sim, cada projeto é único, mas as tarefas e metas
em cada projeto são bastante semelhantes. Delinear o processo ajuda a ver onde
eliminar etapas ou tornar o processo mais eficiente. Mapas
Mentais são uma ótima ferramenta para este exercício.
4. Use checklists. A maioria dos softwares de gerenciamento de projetos permite que você crie
listas e listas de afazeres. Uma vez que você esboçou o seu processo, você pode
criar listas de verificação para cada etapa do projeto. Quais são suas entregas
padrão? Quais os problemas que você costuma ter que resolver? O que muitas
vezes fica perdido? Dê uma olhada no livro de Atul Gawande, The Checklist Manifesto,
para obter conselhos práticos sobre como criar e gerenciar listas de
verificação.
Foque
em seu tempo
O tempo
é um recurso que não pode ser criado ou armazenado. É o nosso bem mais
precioso. Use seu tempo de forma eficaz - isso é tudo que você pode fazer.
5. Tempo é um recurso que não pode ser criado ou armazenado. É nosso bem mais
precioso. Use-o de forma eficaz - isso é tudo
que você pode fazer.
6. Dê preferência para as coisas que realmente importam.
7. Tente trabalhar menos horas, não mais. Isso força você a se
concentrar nas tarefas mais importantes. Além disso, pesquisas mostram que
trabalhar mais de 40 horas é totalmente improdutivo.
8. Mantenha um registro do tempo. Grave como você gasta seu tempo
durante o decorrer de uma semana típica. Este registro deve ser mais
detalhado do que um quadro de horários. Grave tudo que você faz ao longo
de um dia de trabalho. Escrever um e-mail a um cliente, navegar na
Internet - registre-o. Faça isso por uma semana inteira e você terá uma boa
imagem de onde vai o seu tempo.
9. Comece pelo pior. Mark Twain disse que se você comer um sapo vivo como
primeira coisa na manhã, em seguida, nada de pior vai acontecer com você o
dia todo. Combata a coisa que você realmente não quer fazer na primeira
parte da manhã, quando você ainda está fresco e então você pode passar
para as tarefas que realmente gosta.
10. Tarefas relacionadas. Se você está trabalhando em vários projetos,
tente trabalhar em tarefas semelhantes em vez de saltar de projeto para
projeto. Isto vai poupar tempo e energia, uma vez focado em uma única tarefa.
11. Cultive o seu estado de espírito tranquilo. Como arquitetos e designers, o trabalho de alto valor que oferecemos
requer bastante tempo. Precisamos ficar imersos em um problema para
compreendê-lo. É desta forma que fazemos o nosso melhor trabalho criativo.
Gerencie
suas informações
12. Minimize reuniões. Antes de agendar uma reunião, pergunte a si mesmo:
"Por que estamos tendo essa reunião? É necessário? Qual é o
objetivo?". Mais reuniões significa menos trabalho sendo feito. Use uma
agenda para indicar a finalidade e resultado desejado da reunião. Mantenha os
participantes reunidos o mínimo possível e defina um limite de tempo fixo.
Se você precisa se reunir regularmente com sua equipe de projeto, considere uma
reunião stand-up.
13. Use filtros de mensagens em seu programa de e-mail para encaminhar
os recebidos para pastas apropriadas. Eu uso o Thunderbird para o meu e-mail. Criei um filtro que
confere as mensagens recebidas com a palavra "unsubscribe"
(anular inscrição). Se um e-mail tem essas palavras, é provável que seja
de lista de newsletter. Não é um e-mail urgente
de um cliente ou colega. O Thunderbird move essas mensagens para uma pasta
"Read Later". Isso mantém minha caixa de entrada bastante manejável.
Se você trabalha em muitos projetos, você pode criar filtros que usam endereços
de e-mail.
14. Não verifique seu e-mail. Processe-o.
15. Desative as notificações de e-mail no seu computador e telefone. É
apenas um convite para distração. Como se nós realmente precisássemos de mais
distração ainda...
Conheça
suas ferramentas
16. O que está na sua caixa de ferramentas? Faça um inventário das
ferramentas que utiliza (físicas e digitais) em uma base diária. Confira este exemplo de um grande estoque de ferramentas.
Compare cada ferramenta com o trabalho que você precisa fazer. É a
ferramenta certa para o trabalho? É melhor ter algumas ferramentas que você
realmente sabe como usar do que uma enorme caixa de ferramentas
juntando poeira.
17. Quando foi a última vez que você teve algum treinamento formal
de software? Se você é como eu, provavelmente só
instalou o software e começou a aprender anos atrás. O
problema é que ficamos presos em velhas formas de trabalho, especialmente se
você não usar o programa diariamente. É por isso que eu comecei o Excel para Arquitetos.
Eu percebi que eu não sabia usar qualquer um dos recursos avançados
do Excel e por isso me propus a aprendê-los.
18. Use atalhos de teclado. A maioria dos programas tem atalhos de
teclado para os comandos. Em muitos casos, você pode até mesmo programar seus
próprios atalhos. Você pode economizar muito tempo ao longo do dia, usando
menos cliques para realizar o seu trabalho.
Automatize
tarefas mecânicas
19. Criar modelos. Você envia e-mails semelhantes com freqüência? Salve
uma cópia do e-mail como um modelo. Você usa documentos semelhantes de um
projeto para outro? Salve uma cópia como modelo. O mesmo acontece com CAD e
BIM. Crie um arquivo BIM modelo que contém todas as suas folhas padrão e
detalhes. Você pode economizar uma tonelada de tempo e reduzir os erros através
da uniformização dos documentos que você produz. Reutilize tudo.
20. Personalize suas ferramentas conforme sua maneira de trabalhar.
O software mais moderno é flexível. Você pode
personalizar o software utilizando API ou Application Programming Interface. Com um pouco de
esforço e algum
conhecimento de programação, você pode fazer seu software funcionar melhor e mais rápido.
21. Use sequência de comandos (macros) para automatizar tarefas
repetitivas. Por que fazer o trabalho pesado quando o computador pode fazer isso
por você? Sim, é preciso um pouco de programação, mas com um pouco investimento
no desenvolvimento de suas habilidades você pode economizar muito tempo na
estrada. Quanto mais freqüentemente você faz uma tarefa, maior
a economia de tempo. Você pode conferir algumas das minhas macros do
Revit gratuitas aqui e aqui.
Última
reflexão
Lembre-se
de se divertir. Todos nós entramos nessa profissão por causa do nosso amor
pela concepção e construção. Essa pesquisa mostrou
que manter um senso de brincadeira no nosso trabalho é essencial para
alcançar o nosso pleno potencial. Nem todo o trabalho é divertido, mas
abordá-lo de forma criativa e com uma mente aberta poderá render melhores
resultados e maior satisfação.
ArchSmarter
foi fundada pelo arquiteto do CT Middletown, Michael Kilkelly em 2014, e tem
como objetivo ajudar os arquitetos e designers a trabalharem de forma mais
inteligente, proporcionando um grande conteúdo sobre a produtividade,
personalização de software e análises de
produtos. Você pode ver mais sobre a ArchSmarter em seu site.
Cita:Kilkelly, Michael.
"21 dicas para maximizar a produtividade e minimizar o esforço dos
arquitetos" [21 Ways Architects Can Work Smarter, Not Harder] 15 Apr 2015. ArchDaily
Brasil.
(Trad. Camilla Sbeghen) Acessado 4 Mai
2015.
<http://www.archdaily.com.br/br/764204/21-maneiras-para-arquitetos-tralharam-com-mais-agilidade-e-nao-mais-duramente>
Via: Archdaily
Via: Archdaily
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